RGPD en salon de coiffure : comment être en conformité avec la loi ?

Comment gérer le RGPD dans votre salon de coiffure ?

En entreprise, le traitement des données personnelles des individus est encadré par le RGPD. Qu’exige exactement le RGPD ? Quelles sont vos obligations quant à cette réglementation en salon de coiffure ? Explications.

Qu’est-ce que le RGPD ?

Signification du RGPD

Le Règlement général sur la Protection des Données (RGPD) est une loi européenne effective depuis le 25 mai 2018. Elle se substitue à la loi informatique et Liberté de 1978, en la renforçant et en s’adaptant aux nouvelles technologies et méthodes commerciales. Le RGPD fixe ainsi le cadre de l’utilisation et du traitement des données personnelles des individus, collectées par les organismes au sein de l’Union européenne. En ce sens, le RGPD permet aux citoyens de bénéficier d’une plus grande protection et d’un meilleur contrôle quant à l’utilisation par les professionnels des données qui les concernent.

Une donnée personnelle, c’est quoi ?

Toute information permettant d’identifier une personne physique est considérée comme une donnée personnelle. Ce type de donnée permet l’identification d’un individu de façon directe ou indirecte, avec ou sans croisements de plusieurs informations. Ainsi les nom et prénom, la date de naissance, l’adresse, le numéro de sécurité sociale, le numéro de téléphone, l’image, l’enregistrement vocal mais aussi les éléments relatifs au profil (social, psychique, physique, économique, génétique…) d’un individu sont des données personnelles. Leur stockage et leur traitement sont alors encadrés par le RGPD.

Gérant de salon de coiffure : suis-je concerné par le RGPD ?

Tout organisme intervenant dans l’Union européenne, qu’il soit privé ou public, est concerné par le Règlement général sur la Protection des Données. C’est donc également le cas de toutes les entreprises, peu importe leur taille (PME, micro-entreprises, startup ou travailleur indépendant), qui collectent et traitent des données personnelles de clients et collaborateurs. Pour respecter la réglementation en tant que gérant de salon de coiffure, vous devez donc prendre les mesures nécessaires conformément au RGPD.

En ce sens, il faut vous assurer que les données personnelles que vous recueillez bénéficient d’une protection maximale tout au long du processus, de la collecte jusqu’à leur suppression. Les mesures ne s’arrêtent donc pas à votre propre gestion en salon, mais également à la façon dont sont traitées les données par votre logiciel de caisse par exemple, ou encore par votre fournisseur Internet.

Réglementation en salon de coiffure : les principes du RGPD à respecter

Le respect du RGPD est à prendre en compte dans votre projet de salon de coiffure. Vous devez en effet impérativement mettre en place certaines mesures quant à la façon dont les données personnelles de votre clientèle sont collectées et stockées. Le règlement relatif aux données personnelles est principalement axé sur la transparence et sur l’éthique. Voici les grands principes du RGPD que vous vous devez d’appliquer.

Le principe de transparence

Le principe de transparence exigé par le RGPD est défini aux articles 12, 13 et 14 du règlement. Cette obligation légale vous impose de communiquer de façon claire, précise et transparente sur le traitement que votre entreprise fait des données personnelles. Toute personne (client, salarié, fournisseur, partenaire…) dont vous recueillez des données doit ainsi bénéficier d’informations claires de votre part à ce sujet. Le RGPD proscrit la dissimulation, auprès des individus concernés, de l’utilisation que vous prévoyez de faire de leurs informations personnelles. Vous n’avez pas non plus le droit de récolter des données à leur insu.

Cette communication peut être faite au moment de la collecte de données, par le biais d’un document écrit ou d’une information orale. Voici les informations que le message doit comporter :
• l’identité du responsable de la récolte des données ;
• l’utilisation précise qui sera faite des données ;
• les droits des personnes et leurs modalités d’exercice concernant le traitement de ces données ;
• la durée de rétention des données.

À noter que les données personnelles de vos collaborateurs ne seront pas traitées de la même manière que celles de vos clients.

Ce principe de transparence est rétroactif. C’est-à-dire que si vous souhaitez utiliser des données déjà enregistrées pour un objectif différent du but initial, alors vous devrez à nouveau demander l’autorisation aux individus concernés.

Le principe de minimisation des données

Le RGPD impose également un principe de minimisation. En d’autres termes, vous ne pouvez pas récolter des données sans en avoir au préalable défini le but précis. Même s’il est tentant de stocker un maximum de données sur ses clients dans le but de pouvoir leur proposer, plus tard, d’éventuels nouveaux produits ou prestations, c’est interdit. Les données recueillies par votre entreprise de coiffure doivent en effet être limitées au seul usage qu’il est prévu d’en faire au moment de la collecte. Ce principe permet d’éviter le recueil de données surnuméraires.

La mise en sécurité des données

En tant que professionnel et commerçant, vous êtes responsable à 100 % des données personnelles que vous stockez. Vous vous devez donc de les protéger contre le vol, afin de garantir la sécurité de vos clients. Cette mise en sécurité des données passe par la protection et la restriction de vos accès informatiques, par la sécurisation des locaux et des postes de travail. Vous devez tout mettre en œuvre afin de garantir la sécurité optimale des données personnelles de vos clients, qu’elles soient stockées sur ordinateur, cloud, ou sur papier.

Aujourd’hui, la plupart des données sont enregistrées dans un système informatique. C’est donc probablement le cas dans votre salon de coiffure. La protection optimale de ces données est une obligation légale. En cas de vol ou d’utilisation frauduleuse des données d’un client, par exemple en cas de cyberattaque, vous pouvez être poursuivi. Il est donc recommandé de tenir un registre à jour sur vos méthodes de traitement, stockage et protection des données personnelles. Vous serez ainsi à même de prouver votre bonne foi en cas de plainte ou en cas de contrôle. Ce registre sera également utile si vous voulez souscrire une cyberassurance (ce qui est fortement conseillé).

La destruction des données

Enfin, sachez que le RGPD vous impose de supprimer ou au moins « anonymiser » les données personnelles que vous avez collectées, une fois l’objectif de leur utilisation atteint. Il est en effet désormais interdit de conserver indéfiniment les données personnelles des individus. La durée légale de rétention des données dépend de leur nature et de la finalité définie.

Quels sont les risques encourus vis-à-vis du RGPD en salon de coiffure ?

Les entreprises n’étant pas en conformité avec le RGPD risquent d’importantes pénalités. Bien gérer votre salon de coiffure implique donc notamment de vous assurer de votre respect de ce règlement, ce qui vous évitera bien des soucis. Le non-respect du RGPD non seulement vous expose à de fortes amendes en cas de contrôle, mais peut aussi nuire gravement à votre réputation commerciale.

En effet, comment récupérer la confiance d’un client dont les données personnelles auraient été volées sous votre responsabilité ? Les cyberattaques sont monnaie courante et aucune entreprise n’est à l’abri. Il est donc primordial de prévoir une sécurisation maximum des données personnelles que vous stockez informatiquement. Vos clients et collaborateurs se détourneront également de vous et pourront même vous poursuivre si leurs données sont simplement utilisées par votre entreprise sans leur accord.

Pour conserver précieusement la confiance de votre clientèle et protéger au maximum leur intégrité, vous vous devez donc de tout faire pour traiter leurs données conformément aux exigences du RGPD. N’hésitez pas à faire appel à une aide juridique pour salon de coiffure afin de vous aider à adopter les bons process.